De meeste inventarisaties duren niet lang door het tellen zelf, maar door alles eromheen: lijsten uitdraaien, zoeken naar sleutels, achteraf Excel overtikken. Met een goed draaiboek tel je een gemiddeld kantoorgebouw in één dag — en is TOPdesk aan het eind van die dag al bijgewerkt.

De week ervoor: voorbereiden

  • Ruimtes op orde. Controleer of alle ruimtes in TOPdesk staan en een sticker op de deur hebben. Zonder ruimte kun je niet vergelijken.
  • Sleutels en toegang. Regel toegang tot serverruimtes, magazijnen en afgesloten kasten. Dat scheelt de helft van de wachttijd.
  • Labels printen. Maak alvast labels voor assets waarvan je weet dat de sticker ontbreekt.
  • Rechten testen. Log één keer in met elk account dat meeloopt, zodat je niet op de dag zelf een 401 krijgt.

De ochtend: offline pakket en route

Haal vóór je begint het offline audit-pakket op van de vestiging. Kelders, trappenhuizen en serverruimtes hebben vaak geen bereik, en dan wil je niet zitten wachten.

Loop per verdieping één kant op. Klinkt logisch, maar wie heen en weer loopt, telt dubbel en mist ruimtes. Werk je met meer mensen? Verdeel per verdieping, niet per type asset.

Per ruimte: scannen, niet zoeken

  1. Scan de ruimtesticker. De app laat zien wat TOPdesk daar verwacht.
  2. Scan alles wat je ziet, ook wat niet op de lijst lijkt te horen.
  3. Kijk naar de tellers: verwacht, aanwezig, ontbrekend, extra.
  4. Koppel extra assets direct aan deze ruimte als ze hier horen.
  5. Meld kapotte spullen meteen — later vergeet je het.

Verschillen afhandelen

Aan het eind heb je twee soorten verschillen. Extra assets zijn meestal makkelijk: ze staan ergens anders in TOPdesk en horen gewoon hier. Ontbrekend is lastiger. Zoek ze op voordat je iets archiveert; de koppelingshistorie laat zien wie ze het laatst had.

Rapporteren

Exporteer per ruimte het auditresultaat als PDF, of de bulklijst als CSV. Zo heb je voor de verantwoording vastgelegd wat je die dag zag, los van hoe TOPdesk er later uitziet.

Checklist

  • Ruimtes in TOPdesk en stickers op de deuren
  • Toegang tot afgesloten ruimtes geregeld
  • Labels voor ontbrekende stickers geprint
  • Inloggen getest met elk account
  • Offline pakket opgehaald op de ochtend zelf
  • Route per verdieping verdeeld
  • Ontbrekende assets nagezocht vóór archiveren
  • PDF-rapporten bewaard

Meer weten over het tellen per ruimte? Lees over de ruimte-audit.

Probeer het zelf met AssetSpot

Scan, tel en werk TOPdesk bij vanaf je telefoon. De eerste 500 assets zijn gratis.

Download